Система БЭСТ-5: интеграция с «Диадок» – новые преимущества во взаимодействии с контрагентами

Подготовленные электронные документы, циркулирующие между предприятием-пользователем и его контрагентами, подписываются квалифицированной электронной подписью и передаются через аккредитованного оператора электронного документооборота (ЭДО), в результате чего они приобретают юридическую силу и могут быть приняты в ФНС и судебных инстанциях. Все созданные файлы с документами защищены троекратным копированием на серверах СКБ Контур, что минимизирует риски, связанные с потерей данных. При этом срок хранения документов не ограничен, а правом доступа к ним обладает только предприятие-пользователь. Отметим, что сервис «Диадок» прошел аудит информационной безопасности ЗАО НИП «Информзащита» и получил сертификат, подтверждающий высокий уровень защищенности данных. Еще один, немаловажный нюанс – экономия времени на вводе входящих документов и минимизация расхождений по суммам НДС. 

Группа задач, связанных с отправкой и получением документов, в системе БЭСТ-5 решается с помощью режима «ЭДО с контрагентами → Диадок», расположенного в приложении «Общие данные». Формирование самих документов, которые в дальнейшем должны быть переданы партнерам, происходит в обычных учетных регистрах системы «БЭСТ-5» – с использованием привычных системных классификаторов (номенклатуры товаров и пр.).

Документы, передаваемые из системы БЭСТ-5 и загружаемые в нее, делятся на три категории. 

• Первая категория - представляет собой документы, структура и печатные формы которых жестко регламентированы действующим законодательством. К ним относятся УПД/УКД, накладные по форме ТОРГ-12, акты выполненных работ и счета-фактуры. Передача таких документов происходит в XML-файлах формата, утвержденного ФНС РФ.
• Вторая категория - документы, структура и реквизиты которых регламентированы только частично, т.е. полуформализованные документы. Это договоры и дополнения к договорам, счета на оплату, накладные, акты и акты сверки. Для их передачи используются файлы форматов jpeg, PDF, doc и дополнительно запрашиваются такие реквизиты как номер, дата, сумма и комментарий.
• Третья категория - документы произвольной, никем не регламентированной структуры. Их передачу осуществляют в тех же форматах, что и у полуформализованных документов, однако при передаче не запрашивается никаких реквизитов.

Для подключения к «Диадоку» используется тот же сертификат электронной подписи, который предприятие-пользователь применяет для сдачи отчетности в ФНС. Чтобы обмениваться электронными документами со своими партнерами, предприятие-пользователь, войдя в «Диадок», должно отправить им приглашение или, наоборот, принять исходящие от них приглашения. При этом рассылка и прием приглашений могут осуществляться в массовом порядке. Для отправки приглашений достаточно загрузить в «Диадок» файл формата MS Excel, содержащий список партнеров предприятия-пользователя и продублировать приглашения на электронную почту. В «Диадоке» также существует возможность перемещения документов внутри предприятия – с целью согласования между подразделениями. 

В случае несогласия с содержимым передаваемых документов, в зависимости от ситуации, они могут быть аннулированы, перевыставлены или удалены.